Rangkuman Format E-mail Resmi

Email atau surat elektronik sudah sangat umum digunakan dalam kegiatan sehari-hari, baik itu untuk kegiatan formal atau tidak. untuk mengirim email ke dosen, guru, teman kerja, bos, atau sesuatu hal yg formal lain bisa menggunakan beberapa tips atau panduan yg akan di bahas di bawah ini.

Tips Format Email

1. alamat email formal dan mudah diingat. sebaiknya alamat email itu mengandung nama asli pembuat email atau nama panggilan atau sesuatu yang mudah diingat dan terlihat formal. jika terdapat lebih dari 1 kata gunakan underscore('_') sebagai pemisah. contoh : budi_anduk@gmail.com
2. gunakan font dan format font yang umum dan biasa digunakan untuk menulis sesuatu yang formal, seperti gunakan  font times new roman atau arial, ukuran font 12, hindari menggunakan format seperti italic atau pewarnaan pada font kecuali dengan tujuan tertentu, jangan gunakan huruf kapital semua karena terkesan berteriak pada penerima email.
3. isi subject email dengan kata kunci atau poin dari isi email tersebut, sehingga ketika penerima email membaca subject email tersebut diharapkan penerima dapat langsung mengerti apa isi email tersebut.

Tips Isi pesan Email

1. gunakan salam pembuka dengan baik, gunakan Dear kemudian diikuti mr, mrs, ms atau Dr untuk subject orang dan diikuti dengan namanya, jika tidak tahu nama penerima maka bisa menggunakan kata ganti seperti Sir/madam atau apapun tergantung jenis kelamin penerima dan norma kesopanannya. jangan menggunakan kata Hi atau Hello
2. Perkenalkan diri(pengirim) jika diperlukan.
3. prioritaskan informasi yang lebih penting pada awal-awal isi email. hal ini berguna untuk menghargai waktu pembaca atau penerima email yang digunakan untuk membaca email. jika email banyak berisi suatu hal yang tidak informatif maka pembaca akan merasa email tersebut membuang-buang waktunya yang berharga.
4. langsung pada intinya, email yang tanpa menggunakan basa-basi itu tidak apa-apa, selama menggunakan pilihan bahasa yang sopan.
5.  perhatikan kerapihan email.
6.  gunakan bahasa formal.
7.  gunakan salam penutup yang sopan. misalnya : yours sincerely, yours cordially, respectfully, best, dan lain lain.

Tips mengirim email

1. sebutkan di dalam email jika email dikirim beserta lampiran.
2. pastikan tidak ada kesalahan pengejaan, kosakata, dan isi emailnya.
3. pastikan jika email tidak mengandung sesuatu hal yang sensitif, tingkatkan rasa kehati-hatian itu penting mengingat kerawanan transaksi elektronik.