BAB
I
PENDAHULUAN
1.1
Gambaran Umum Objek Penelitian
PT
Astra Otoparts Tbk (Astra Otoparts) adalah perusahaan komponen otomotif terkemuka Indonesia
yang memproduksi dan mendistribusikan suku cadang kendaraan bermotor baik
kendaraan roda dua maupun roda empat. Sejarah Astra Otoparts bermula dari didirikannya
PT Alfa Delta Motor pada tahun 1976, yang bergerak di perdagangan otomotif,
perakitan mesin dan konstruksi. Setelah mengalami berbagai perubahan dan
pergantian nama perusahaan, akhirnya pada tahun 1997 berganti nama menjadi PT
Astra Otoparts dan pada tahun 1998 mencatatkan sahamnya di Bursa Efek Jakarta
(sekarang Bursa Efek Indonesia) dengan kode transaksi: AUTO. Sejak saat itu PT
Astra Otoparts menjadi perusahaan publik dengan nama PT Astra Otoparts Tbk.
Saat
ini perusahaan telah bertransformasi menjadi perusahaan industri komponen
otomotif terbesar di Indonesia yang didukung oleh enam unit bisnis dan 33 anak
perusahaan dengan 34.566 orang karyawan. Beberapa anak perusahaan merupakan
perusahaan patungan dengan sejumlah produsen komponen terkemuka dari Jepang,
Cina, Eropa dan Amerika, seperti Aisin Seiki, Aisin Takaoka, Akashi Kikai
Seisakusho, Akebono Brake, Asano Gear, Daido Steel, Denso, DIC Corporation, GS
Yuasa, Juoku Technology, Kayaba, Keihin Seimitsu Kogyo, Mahle, NHK Precision,
Nippon Gasket, Nittan Valve, Pirelli, SunFun Chain, Toyoda Gosei, Toyota
Industries, Visteon, dan AktiebolagetSKF.
Suku
cadang kendaraan bermotor produk Astra Otoparts diserap pasar segmen pabrikan
otomotif atau Original Equipment for Manufacturer (OEM) dan segmen pasar suku
cadang pengganti atau Replacement Market (REM). Pelanggan Astra Otoparts di
segmen OEM diantaranya adalah Toyota, Daihatsu, Isuzu, UD Trucks, Mitsubishi,
Suzuki, Honda, Yamaha, Kawasaki, dan Hino. Sedangkan di segmen REM, produk
Astra Otoparts sudah didistribusikan ke seluruh pelosok Nusantara, 2 melalui 70
jaringan distribusi (48 diler di area luar Jawa-Bali dan 22 kantor penjualan di
area Jawa-Bali) dan 12.000 toko suku cadang. Produk Astra Otoparts tidak hanya
menguasai pasar dalam negeri tetapi juga telah merambah ke lebih dari 40 negara
di Timur Tengah, Asia Oceania, Afrika, Eropa, dan Amerika. Astra Otoparts
memiliki dua kantor perwakilan masing-masing di Singapura dan Dubai.
AOP
memenuhi segala kebutuhan pelanggan dengan menyediakan inovasi, nilai tambah
dan produk yang berorientasi pasar. Sebagai tambahan kepada pelanggan OEM, AOP
juga menyediakan pelayanan kepada masyarakat luas lewat “Shop&Drive”
jaringan retail modern. Target utama dari jaringan ini adalah untuk mendukung
pengembangan bisnis otomotif dari PT. Astra Otoparts untuk memenuhi segala
jenis kebutuhan otomotif yang ada di Indonesia. Selama lima tahun terakhir
yaitu pada tahun 2008 sampai 2013 Astra Otoparts telah membukukan kinerja
keuangan yang solid, diantaranya ditandai dengan penjualan yang terus
meningkat, walaupun kondisi ekonomi dan industri otomotif tidak selalu
menggembirakan.
Keuntungan
bersih Astra Otoparts selama tiga tahun terakhir berada di atas 1 triliun
rupiah mengindikasikan kinerja yang konsisten dan berkelanjutan. Dengan profil
keuangan yang sehat dan portofolio bisnis yang beragam, Astra Otoparts akan
terus bertumbuh menjadi pemasok komponen otomotif kelas dunia.
Visi
Perusahaan Menjadi supplier komponen otomotif kelas dunia sebagai mitra usaha
pilihan utama di Indonesia dengan dukungan kemampuan engineering yang
handal. Misi Perusahaan Mengembangkan industry komponen otomotif yang handal
dan kompetitif, serta menjadi mitra strategis bagi para pemain industry
otomotif di Indonesia dan regional serta menjadi warga usaha yang bertanggung
jawab dan memberikan kontribusi positif kepada stakeholders.
1.2
Latar Belakang
Dalam
tataran lingkungan global sekarang ini, dituntut sebuah strategi yang baik serta
inovasi-inovasi baru dari setiap perusahaan agar mampu bersaing dengan
perusahan-perusahaan lainnya yang datang dari dalam maupun dari luar negeri.
Penetapan strategi di dalam perusahaan merupakan hal yang sangat penting dalam
pencapaian tujuan. Agar perusahaan dapat menghadapi persaingan yang ketat di
era global diperlukan sistem yang dapat mengintegrasikan departemen-departemen yang ada di dalam perusahaan
sehingga didapat data yang akurat. Untuk mendapatkan data yang akurat tersebut
diperlukan sebuah sistem informasi dalam hal ini sistem informasi akuntansi
yang terintegritas dari seluruh kegiatan yang ada dalam perusahaan.tidak
terintegritasnya data membuat dibutuhkannya waktu yang lama dalam memenuhi akan
data yang biasa datangnya mendadak sehingga menghambat keputusan yang akan
diambil, padahal data dan informasi adalah suatu sumberdaya dengan baik seperti
sumberdaya lainnya.
Enterprise
Resource Planning (ERP) merupakan suatu piranti manajemen yang menyeimbangkan
persediaan dan permintaan perusahaan secara menyeluruh, berkemampuan untuk
menghubungkan pelanggan dan supplier dalam satu kesatuan rantai ketersediaan,
mengadopsi proses- proses bisnis yang telah terbukti dalam pengambilan
keputusan, dan mengintegrasikan seluruh bagian fungsional perusahaan; sales,
marketing, manufacturing, operations, logistics, purchasing, finance, new
product development, dan human resources.
Sehingga bisnis dapat
berjalan dengan tingkat pelayanan pelanggan dan produktifitas yang tinggi,
biaya dan inventory yang lebih rendah, dan menyediakan dasar untuk ecommerce
yang efektif (Wallace dan Kremzar, 2001). Sistem ERP memungkinkan perusahaan
untuk mengintegrasikan fungsi-fungsi bisnis ke dalam proses bisnis yang unified
dan terintegrasi, namun demikian upaya mengintegrasikan sistem yang
terpisah-pisah menjadi satu kesatuan ke dalam sistem komputer yang dapat
melayani kebutuhan antar departemen yang berbeda merupakan permasalahan yang
sering dihadapi oleh perusahaan (Ethie dan Madsen, 2006) Nilai tambah ERP
setelah diterapkan pada perusahaan adalah mempermudah analisis dan pengambilan
keputusan; proses bisnis dan sistem informasi menjadi terpadu; meningkatkan
kontrol dan mempermudah proses perencanaan; penurunan inventory 40%, serta
peningkatan layanan pada pelanggan (Herawan, 2008). Pada penilitian
ini akan dijelaskan ERP, SCM, CRM, dan sistem informasi apa yg digunakan oleh
PT Astra Otoparts, bagaimana peran sistem pada bisnis yg sedang berjalan.
1.3
Rumusan
Masalah
1.
Sistem informasi
apa yg digunakan?
2.
Peranan Sistem
informasi pada supply chain management dan customer relationship management?
1.4
Tujuan
Penelitian
Dari
rumusan masalah tersebut maka akan diperoleh bagaimana ERP, SCM, dan CRM
berjalan serta peranan sistem informasi sebagai penunjang kegiatan usaha.
1.5
Pembatasan
Masalah
Penulisan
ini hanya akan membahas bagaimana ERP, SCM, CRM dan Sistem Informasi apa yg
digunakan pada PT Astra Otoparts dan bagaimana peranannya.
1.6
Sistematika
Penulisan
Sitematika
penulisan pada penelitian ini adalah sebagai berikut :
Pendahuluan,
bab ini membahas latar belakang, rumusan masalah, tujuan penilitian, pembatasan
masalah penilitian.
Pembahasan
dalam bab ini membahas teori yg mendasari penelitian. Pada penilitian ini tentu
saja teori-teori utama adalah mengenai sistem informasi yg digunakan.
Kesimpulan
dan saran pada bab ini memaparkan kesimpulan dari analisa penilitian serta
saran untuk penilitian lebih lanjut.
BAB
II
PEMBAHASAN
2.1
Definisi
2.1.1
Definisi
Sistem Informasi
Terdapat dua kelompok pendekatan dalam mendefinisikan
sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada
komponen atau elemennya. Sistem dapat diartikan sebaga kumpulan dari beberapa
komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya membentuk satu
kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu menurut Yogianto (2009, 34), dikutip
dalam (Mustikowati, Purnama, & Sukadi, 2012).
Informasi merupakan hasil pemrosesan data (fakta)
menjadi sesuatu yang bermakna dan bernilai untuk pengambilan keputusan.
Informasi tidak dapat terlepas dari aspek kehidupan manusia. Siapa, kapan, dan
di manapun seseorang akan membutuhkan informasi, menurut Bonnie Soeherman dan
Marion Pinontoan (2008, 4), dikutip dalam (Mustikowati, Purnama, & Sukadi,
2012).
Menurut Bonnie Soeherman dan Marion Pinontoan (2008,
5), dalam (Mustikowati, Purnama, & Sukadi, 2012) mengatakan bahwa sistem
informasi merupakan serangkaian komponen berupa manusia, prosedur, data, dan
teknologi (seperti komputer) yang digunakan untuk melakukan sebuah proses untuk
pengambilan keputusan guna penunjang keberhasilan bagi setiap organisasi (dalam
pencapaian tujuan).
Sistem informasi merupakan sistem, yang berisi
jaringan SPD (sistem pengolahan data), yang dilengkapi dengan kanal-kanal
komunikasi yang digunakan dalam sistem organisasi data. Elemen proses dari
sistem informasi antara lain mengumpulkan data (data gathering), mengelola
data yang tersimpan, menyebarkan informasi, menurut Witarto (2004:19), dikutip
dalam (Setyawan, Purnama, & Sukandi, 2012).
Menurut Leman (1998), dikutip dalam (Nursahid, Riasti, & Purnama,
2012). Komponen sistem informasi terdiri dari :
1.
Hardware (perangkat keras), terdiri dari komputer, printer dan
jaringan.
2.
Software, kumpulan perintah yang ditulis dengan aturan untuk
memerintah komputer melaksanakan tugas tertentu.
3.
Data, merupakan
komponen dasar dari informasi yang akan diproses lebih lanjut untuk
menghasilkan informasi.
4.
Manusia, yang
terlibat dalam komponen manusia seperti operator dan pimpinan.
2.1.2
Definisi
ERP
Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sebuah
aplikasi manajemen bisnis yang memudahkan pengelolaan bisnis secara
terintegrasi. Dewasa ini perusahaan memperhitungkan ERP sebagai bagian penting
dari suatu organisasi. ERP mengintegrasikan berbagai sistem informasi di dalam
perusahaan. ERP mampu menyediakan informasi secara real-time tentang proses
bisnis inti perusahaan seperti produksi, order processing, dan inventory
management. ERP memantau sumber daya perusahaan seperti uang, bahan
mentah, kapasitas produksi, dan pegawai. ERP dipergunakan untuk mengelola
status komitmen bisnis yang dibuat misalnya customer orders, purchase orders,
and employee payroll. Dengan ERP data dapat dimasukkan ke dalam sistem dari
berbagai departemen (manufacturing, purchasing, sales, accounting, dsb.) ERP
mengelola data secara sentral sehingga hanya perlu sekali saja memasukkan data
untuk selanjutnya dimanfaatkan oleh berbagai proses bisnis lainnya. ERP
melancarkan arus informasi yang berjalan lintas fungsi di dalam organisasi
sampai kepada hubungan dengan para stake holder di luar perusahaan.
Pada awalnya ERP berfokus untuk otomasi fungsi-fungsi
back-office misalnya seperti akuntasi dan keuangan, pembelian (pengadaan
procurement) dan pergudangan, logistik produksi dan perawatan, sales dan
distribusi, dan penggajian dan kepegawaian. Kemudian fungsi front-office juga
dimasukan ke dalam ERP seperti CRM (Customer Relationship Management) dan SRM
(Supplier Relationship Management). Penerapan teknologi internet portal di
dalam ERP memungkinkan perusahaan melakukan berbagai ragam kolaborasi. Baik
kolaborasi antar pegawai di dalam perusahaan maupun kolaborasi perusahaan dengan
para rekan bisnisnya. Perkembangan selanjutnya ERP juga
memasukkan/mengintegrasikan komponen BI (Business Intelligence) dan
Management Cockpit. Dengan komponen seperti itu maka ERP dapat menjadi satu
solusi komplit untuk menjawab kebutuhan sistem informasi yang terintegrasi bagi
perusahaan.
2.1.3
Definisi
SCM
Supply Chain Management (SCM) adalah serangkaian
kegiatan yang meliputi koordinasi, penjadwalan, dan pengendalian terhadap
pengadaan, produksi, persediaan dan pengiriman produk ataupun layanan jasa kepada
pelanggan yang mencakup administrasi harian, operasi, logistik dan pengolahan
informasi mulai dari customer hingga supplier. Untuk penjelasan singkatnya
Supply Chain Management (SCM) adalah mekanisme yang menghubungkan semua pihak
yang bersangkutan dan proses berubahnya bahan baku menjadi sebuah produk. Pihak
yang ikut serta adalah yang bertanggung jawab untuk memberikan barang – barang
jadi hasil produksi ke customer pada waktu dan tempat yang tepat dengan cara
yang paling efisien.
2.1.4
Definisi
CRM
CRM (Customer Relationship Management) adalah strategi
bisnis yang memadukan proses, manusia dan teknologi. Membantu menarik prospek
penjualan, mengkonfersi mereka menjadi pelanggan, dan mempertahankan pelanggan
yang sudah ada, pelanggan yang puas dan loyal.
Tujuan dari CRM adalah untuk mengetahui sebanyak
mungkin tentang bagaimana kebutuhan dan perilaku pelanggan, untuk selanjutnya
memberikan sebuah pelayanan yang optimal dan mempertahankan hubungan yang sudah
ada, karena kunci sukses dari bisnis sangat tergantung seberapa jauh kita tahu
tentang pelanggan dan memenuhi kebutuhan mereka. Sulit bagi sebuah perusahaan
untuk mencapai dan mempertahankan kepemimpinan dan profitabilitas tanpa
melakukan fokus secara berkesinambungan yang dapat dilakukan pada CRM.
CRM menjangkau banyak bidang dalam organisasi, termasuk :
1.
Penjualan
2.
Layanan
Pelanggan
3.
Pemasaran
2.2
Sistem
Informasi yang Digunakan
2.2.1
SAP(Internal)
PT.
Astra Otoparts menggunakan software SAP dalam menerapkan ERP (Enterprise
Resource Planning) di perusahannya. Dalam menunjang proses bisnis, PT Astra
Otoparts juga menggunakan Data Base Management System (DBMS). Produk SAP yang
digunakan oleh PT Astra Otoparts adalah SAP R/3, R bermakna pemrosesan data
secara real time dan berhubungan dengan arsitektur aplikasi tiga lapisan yaitu
:
1.
Database(oracle)
2.
application server
3.
client SAPgui
SAP
menggunakan bahasa pemrograman generasi keempat yang dinamakan Advance Business
Application Programming (ABAP). ABAP mempunyai banyak fitur dari bahasa
pemrograman modern lainnya seperti C, Visual Basic dan Power Builder, Yang mana
SAP R3 ini mempunyai 3 area fungsional seperti:
1. Logistic
2. Financial controlling
3. Human Resources
SAP pada AOP digunakan untuk pencatatan final secara
finansial manufaktur, human resource internal dan logistic Business Unit
manufaktur, karena pada AOP digunakan juga sistem-sistem lain seperti MARIS,
WMOS, dan AstraOtoshop. Sejak 2017 ditambahkan fitur baru pencatatan stok
retail yg sebelumnya dilakukan di MARIS dan kemudian hanya pencatatan
finansialnya di SAP, menjadi setiap stok baik yg keluar maupun masuk serta
laporan keuangan divisi retailnya harus dicatat di SAP menggunakan metode textfile
inbound dan outbound dari sistem MARIS dan WMOS.
Seiring berkembangnya dunia IT sehingga menuntut
bagian penjualan AOP membutuhkan sistem yang menunjang perubahan itu, namun
terkait regulasi lisensi produk dan harga pengembangannya sehingga SAP tidak
dapat cepat mengikuti permintaan perubahan sistem. Oleh karena itu perubahan
tersebut dilakukan pada sistem yang lain yaitu MARIS.
2.2.2
MARIS (Retail)
MARIS (MAgic Retail Information System) adalah produk
sistem yang menggunakan bahasa pemrograman MAGIC/UnipaaS. Magic adalah bahasa
pemrograman tingkat tinggi yang sangat mudah dan cepat dipelajari. Magic
berasal dari Israel namun saat ini sahamnya mayoritas dimiliki oleh India.
Sama seperti SAP produk MARIS ini juga mempunyai
beberapa funsional seperti :
1.
POS
2.
Logistic
3.
Financial
4.
Human Resources
Di AOP
MARIS awalnya digunakan untuk membantu penjualan retail, inventory retail &
finansial retail. Namun saat ini MARIS hanya digunakan untuk POS dan inventory
secara front end.
2.2.3
WMOS(Inventory)
WMS
adalah suatu system yang digunakan didalam pengelolaan gudang yang mengatur
proses penanangan barang semenjak dari penerimaan hingga pengirimannya. Seluruh
proses dilakukan dengan mempergunakan suatu system tertentu dan biasanya
dibantu dengan perangkat komputerisasi, pallet, forklift dan rak tinggi.
Didalam WMS seluruh penyimpanan barang diatur oleh system yang sudah di set up
sebelumnya berdasarkan lokasinya.
Di AOP
WMOS digunakan untuk penyimpanan barang siap jual di gudang-gudang yang
terdaftar dan disusun rapih berdasarkan lokasinya baik barang dari Business
Unit ataupun barang titip jual. Alirannya adalah barang jadi disimpan di gudang
kemudian dicatatkan di WMOS, barang dikirim ke toko-toko retail
AOP(Shop&Drive) dicatat di SAP dan MARIS, kemudian dapat dijual.
2.3
Peranan
Sistem Informasi pada Supply Chain Management dan Customer Relationship
Management
2.3.1
Supply Chain Management
Pada AOP terutama divisi retail Shop and Drive barang siap jual berasal
dari 2 macam sumber yaitu barang sendiri atau barang yg berasal dari manufaktur
anak perusahaan atau Business Unit dan berasal dari barang titip jual. Alurnya
adalah Head Office Shop and Drive mengecek barang di gudang cibitung melalui UI
program MARIS Stok HO yg datanya berasal dari pencatatan gudang sistem WMOS,
jika barang kosong maka HO melakukan PO ke supplier manufaktur BU atau
manufaktur barang titipan. Barang yg ada di HO kemudian disebarkan ke toko-toko
shop and drive retail sesuai permintaan toko. Kemudian barang tersebut dijual
ke pembeli baik melalui OnSite pembeli ke toko langsung, aplikasi AstraOtoshop,
atau Battery Home Delivery melalui telepon dan aplikasi.
2.3.2
Customer Relationship Management
Untuk menjaga hubungan dengan kostumer atau calon kostumer maka beragam
inovasi dilakukan oleh marketing dan tim IT AOP. Di antaranya adalah :
1. Battery Home Delivery
Aplikasi pemesanan Aki online melalui hotline atau aplikasi mobile.
Aplikasi ini bertujuan apabila ada mobil bermasalah pada aki ketika
diperjalanan maupun di rumah maka tim shop and drive terdekat (berdasarkan
google maps dan koordinat kostumer) akan datang dan membantu mengecek dan
memperbaiki kerusakan tersebut terutama pada aki. Bahkan saat ini bukan hanya
aki tetapi terdapat barang lain seperti oli dll.
2. Astra Otoshop
Aplikasi pemesanan Aki online melalui website. Aplikasi ini adalah
aplikasi e-commerce. Perbedaannya dengan battery home delivery adalah tidak
semua barang dijual oleh BHD karena ada beberapa barang yang harus dipesan
khusus seperti onderdil body mobil, sedangkan pada astra otoshop dijual.
3. SMS Reminder
Routine SMS ke kostumer berdasarkan histori transaksi penggantian oli
dan pengecekan aki terakhir, ketika sudah hampir mencapai waktunya pengecekan
maka routine akan blast sms
4. Email Reminder
Routine email ke kostumer berdasarkan histori transaksi penggantian oli
dan pengecekan aki terakhir, ketika sudah hampir mencapai waktunya pengecekan
maka routine akan blast email
5. Promo Menarik
Marketing selalu melakukan inovasi-inovasi membuat promo menarik yg
kemudian diimplementasikan di sistem MARIS seperti promo ulang tahun, hari
belanja nasional, dll.
BAB
III
PENUTUP
3.1
Kesimpulan
Dari Paparan atau penjelasan di atas, maka dapat disimpulkan
bahwa sistem informasi yg digunakan adalah
1. ERP SAP untuk pencatatan stok retail, pencatatan
keuangan Retail dan human resource.
2. MARIS untuk penjualan dan pencatatan stok dan keuangan
front end retail
3. WMOS untuk pencatatan stok gudang per lokasi
Supply
dari hulu ke hilirnya adalah divisi
retail Shop and Drive barang siap jual berasal dari 2 macam sumber yaitu barang
sendiri atau barang yg berasal dari manufaktur anak perusahaan atau Business
Unit dan berasal dari barang titip jual. Alurnya adalah Head Office Shop and
Drive mengecek barang di gudang cibitung melalui UI program MARIS Stok HO yg
datanya berasal dari pencatatan gudang sistem WMOS, jika barang kosong maka HO
melakukan PO ke supplier manufaktur BU atau manufaktur barang titipan. Barang
yg ada di HO kemudian disebarkan ke toko-toko shop and drive retail sesuai
permintaan toko. Kemudian barang tersebut dijual ke pembeli baik melalui OnSite
pembeli ke toko langsung, aplikasi AstraOtoshop, atau Battery Home Delivery
melalui telepon dan aplikasi.
Untuk menjaga hubungan antara kostumer dan calon
kostumer marketing melakukan berbagai inovasi di antaranya adalah
1. Battery Home Delivery
2. Astra Otoshop
3. SMS Reminder
4. Email Reminder
5. Promo
3.2
Saran
Untuk memudahkan dan menghindari terjadinya data yang
tidak berhasil terintegrasi antar sistem yang ada pada AOP maka penulis
menyarankan agar hanya menggunakan 1 jenis sistem informasi dan database yang
mudah mengikuti perkembangan jaman. Atau bisa juga menggunakan versi terbaru
dari aplikasi yg digunakan.
Daftar Pustaka
https://openlibrary.telkomuniversity.ac.id/pustaka/files/101947/bab1/analisis-faktor-faktor-yang-mempengaruhi-keberhasilan-implementasi-enterprise-resource-planning-studi-kasus-pada-pt-astra-ottoparts-tbk-.pdf
sistem crm memang sangat membantu bisnis dalam meningkatkan retensi pelanggan
BalasHapus